辦公室搬遷注意事項有哪些?掌握8重點搬遷更順利

辦公室搬遷注意事項-辦公室搬遷列表

公室搬遷注意事項有哪些?當公司擴編,原有的工作空間不敷使用,就需要將辦公室遷移到更大的空間,準備展開充滿盼望的未來。搬家前最好準備一張辦公室搬遷列表可供對照,避免不慎遺漏要搬遷的物品或設備。而辦公室注意事項根據空間大小而不同,一福搬家建議你在遷址前,先掌握8個注意事項,一起來看看吧。

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  1. 辦公室搬遷注意事項有哪些?按照2大類型了解▼
  2. 辦公室搬遷列表1次列給你,掌握6重點提高搬運效率▼
  3. 彰化搬家公司推薦【一福搬家】,超過30年專業搬家經驗讓辦公室搬遷更順利▼

辦公室搬遷注意事項有哪些?按照2大類型了解

按照員工人數,辦公室可分為沒有隔間的大型開放式辦公室,以及平均可容納4~8位員工的小型辦公室,空間大小通常會影響設備規模及多寡、家具是否可拆卸,進而決定辦公室搬遷注意事項與原則,現在就跟著一福搬家看下去吧。

1.開放式辦公室:特別留意長桌及大型機器的搬運

開放式辦公室搬遷注意事項-辦公室搬遷注意事項

許多開放式辦公室會區分出會議室、主管獨立辦公室、茶水間等空間,其餘區域大多沒有隔間,員工相鄰的座位僅用簡單的屏風或隔板區隔開來,比起小型辦公室,這類型的辦公室有更充分的空間可擺放一體成形的會議桌、影印機、印表機、投影機,以及茶水間的飲水機、冰箱等設備。因開放式辦公室的座椅設備較多且多屬於免拆裝式,無法拆解成小單位搬運,在移動時可能跟牆壁或地面產生摩擦,邊邊角角需要特別用包材多重包覆防護。當然也可以交給搬家公司處理,從包裝防護到搬運定位,都能在搬家當天一次完成,搬家公司將用最短時間搬運,方便全體員工能盡快回到崗位!

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2.小型辦公室:文件較多需分類並選擇防水收納箱

小型辦公室-辦公室搬遷列表

獨立工作室或小型辦公室的空間相對小,約可容納4~8人,跟開放式辦公空間相比,許多小公司為了節省空間或增加搬運的機動性會以可拆卸、可摺疊的輕型辦公家具為主,或是附有滑輪方便移動的辦公用品,大型設備數量與規模也小很多。因此小型辦公室搬遷注意事項主要是以「拆卸、包裝、組裝定位」為主,為了方便辨識檔案與盡快歸類,龐雜大量的文件可先分門別類、註記所屬員工的名字或代號、統一裝進資料夾或收納盒,再放入堅固且防水的箱子內一次搬運,更加省時省力。需要留意的是,貨車經過彰化沿海地帶時,沙塵容易從箱子的開孔處侵入箱體、附著在文件上,需要特別做好防護,或選擇封閉式的箱型車載運,搬遷後,員工就不用再花寶貴的上班時間將一份一份的文件取出擦拭清理,相對省時省力。

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辦公室搬遷列表1次整理給你,掌握6重點提高搬運效率

不論是開放式辦公室或小型辦公空間,辦公室遷移列表通常包含以下6項,包含硬體設備搬運前的防護、資料備份與更改通訊地址等,接下來就讓一福搬家一一為大家說明。

資料備份與通訊更改-辦公室搬遷注意事項

1.備份電腦及重要文件資料

不論是數位雲端還是存在電腦的資料,檔案文件是公司重要的資產,甚至是商業機密,因此備份所有重要文件是辦公室搬遷注意事項之一。搬遷前,重要文檔可先掃描或拍照存到雲端,電腦的龐大資料也可以整理成行動硬碟,以免資料誤刪或清空;另一方面,將文件資料雲端化,即使在公司搬家期間也能隨時取用資料。雲端及實體備份的2個層面建議同時進行,為所有資料做好全面防護。為了避免搬運途中晃動傷害到電腦主機內的硬碟,最好把電腦主機放置到裝有填充物的箱子內,增加緩衝。

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2.發送告示並更改通訊地址

辦公室搬家是一個浩大工程,不僅需要安排內部人員協助清理座位、打包個人用品,也要將發送通知與更改地址納入辦公室搬遷列表中,例如在公司布告欄、大樓公告欄張貼搬家通知,若有建置相關網路平台,也需要同步發布公告,並前往【中華郵政】通報通訊地址變更事宜。

3.換新電話號碼、網路移機

辦公室搬家意味著新舊兩地的電信服務需一併更新,為了避免在搬家期間,廠商或事業夥伴打電話到公司找不到人,可先聯繫電信公司協助電話牽線作業。由於市話移機包含號碼更換、新辦市話等程序,因此搬家公司並未提供電話移機服務喔!最好聯繫電信業者協助。

辦公室硬體設備搬運-辦公室搬遷列表

4.向房東確認哪些家具可搬運

若是向房東租賃辦公空間,辦公室搬運前建議與房東確認可搬移的物品,例如燈具、軌道燈、窗簾等硬體。若承租後有在取得房東同意下裝潢辦公空間,包含壁紙、裝飾物等用品在內,建議都與房東一次確認是否需要保留或一起帶走,降低發生爭議的機率。

5.評估座椅、屏風及設備數量

隨著辦公室人數擴增或縮減,新辦公室需要的設備與座椅、屏風數量可能跟舊公司原有的數量不同,可先按照新辦公室的空間比例設計圖,事先規劃好座位及家具位置表,方便拿捏座椅數量並將設備就定位,多出來的桌椅也可以考慮集中到新辦公室的儲藏室或其他空間擺放。

6.事先確認搬運動線及時段

辦公室搬遷注意事項有哪些?需要確認待搬運的物品與設備項目、規劃並清空「從辦公室到地下室停車場或一樓門口」的搬運動線、為搬家公司預留停車位。若公司位於電梯大樓,可避開住戶搭乘電梯的尖峰時段,例如上班後2個小時、午休時間前後3小時,或在下班後1小時開始搬遷。

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彰化搬家公司推薦一福搬家-辦公室搬遷注意事項

透過上段內容我們知道辦公室搬遷注意事項有哪些,以及大型開放式辦公室與小型辦公空間的搬遷重點分別是什麼。大型設備與長桌等硬體需要包裝防護,以免表面受到磨損;標註文檔所屬者並集中辦公用品及文件一次搬運,可提高辦公室搬家效率,也方便就定位;若沒有時間打包物品文件、層層包裝大型設備,可交給專業的搬家公司代勞。彰化搬家公司推薦成立超過30年的【一福搬家】,提供公司搬家服務,每位搬家師傅素質優良、具有服務熱忱與豐富的搬遷經驗,根據物品屬性進行最適合的包裝手法,例如文件集中到防水箱裝運,高單價或大型設備以工業用PE膠膜層層包覆,搭配氣泡袋、軍毯等全面給予包裝防護,這些都是【一福搬家】相當在行的處理程序!在短時間內協助公司完成搬遷任務,讓員工快速回復到高效工作狀態!

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發布時間 2022-06-16|最近更新 2022-06-20

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公司屬於開放式或小型辦公室呢?空間不同,辦公室搬遷注意事項也不同,一起來看看。

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